Ett kvalitetsledningssystem, ofta förkortat KLS, är ett strukturerat sätt att arbeta med kvalitet i hela verksamheten. Det handlar om att ha tydliga processer, rutiner och uppföljning som gör att ni kan leverera rätt kvalitet inom organisationen.

Systemet fungerar som ett stöd för att planera, följa upp och förbättra det dagliga arbetet. Det blir enklare att hitta avvikelser, förstå vad som fungerar och sätta in rätt åtgärder i tid. Ett väl fungerande kvalitetsledningssystem bidrar också till att tydliggöra ansvar, stärka samarbetet internt och skapa ett gemensamt arbetssätt.

I praktiken innebär det att ni får bättre kontroll, nöjdare kunder och ett mer hållbart sätt att jobba – oavsett bransch eller storlek på organisation.

I takt med att verksamheten växer, förändras eller får fler krav på sig, blir det allt viktigare att ha ett gemensamt sätt att arbeta på. Ett kvalitetsledningssystem hjälper er att få struktur i arbetet, följa upp det ni gör och förbättra där det behövs – utan att tappa fart i vardagen.

Med ett system på plats blir det enklare att se helheten, fördela ansvar och arbeta mer långsiktigt. Ni får bättre kontroll över rutiner och leveranser, samtidigt som ni minskar risken för misstag, dubbelarbete och missade krav. Det skapar trygghet – både internt och ut mot kund.

För många är det också ett sätt att visa att kvalitet är något man menar allvar med.

Ett kvalitetsledningssystem innehåller de delar som behövs för att arbeta systematiskt med kvalitet i hela verksamheten. Det kan handla om styrande dokument, rutiner, mål, processkartor, ansvarsfördelning och sätt att följa upp och förbättra arbetet över tid.

Grunden i systemet är att det ska vara anpassat efter hur ni faktiskt jobbar – inte tvärtom. Det ska hjälpa er att arbeta effektivt, tydligt och enhetligt. Därför innehåller det ofta sådant som:

• Kvalitetspolicy och mål
• Beskrivningar av nyckelprocesser
• Rutiner för avvikelser och förbättringar
• Uppföljning och mätning
• Roller och ansvarsfördelning
• Dokumentstyrning

Det viktiga är inte hur mycket dokument som finns, utan att det som ingår gör nytta – i praktiken. Ett bra kvalitetsledningssystem ger stöd i vardagen, inte mer jobb.

ISO 9001 är en internationell standard för hur ett kvalitetsledningssystem ska vara uppbyggt. Den beskriver inte exakt hur ni ska jobba – men den ställer tydliga krav på vad ett system ska innehålla för att kvaliteten ska kunna säkras, följas upp och förbättras.

Om kvalitetsledningssystemet är ert verktyg för att skapa ordning och utveckling, så är ISO 9001 själva riktlinjen för hur verktyget ska vara utformat.

Att arbeta enligt ISO 9001 innebär att ni har tydliga processer, mäter det som är viktigt och arbetar med ständig förbättring. Många företag väljer också att certifiera sig enligt standarden – men oavsett certifiering är det ett beprövat ramverk för att få struktur på kvalitetsarbetet.

Inom kvalitetsledning talar man ofta om fyra övergripande principer eller typer av aktiviteter som tillsammans skapar ett heltäckande kvalitetsarbete:

1. Kvalitetsplanering
   Här identifieras vilka kvalitetsmål som ska uppnås och hur man planerar för att nå dem. Det handlar om att fastställa rutiner, ansvar och metoder för att säkra kvalitet i hela verksamheten
2. Kvalitetsstyrning (Quality Control)
   Den del av kvalitetsarbetet som fokuserar på att kontrollera att det man gör faktiskt uppfyller de krav och specifikationer som satts upp. Det kan till exempel handla om kontroller, tester eller avstämningar i produktion eller tjänsteleverans
3. Kvalitetssäkring (Quality Assurance)
   Fokuserar på att förebygga fel innan de uppstår, genom att skapa effektiva processer och arbetssätt. Syftet är att bygga in kvalitet i verksamheten från början, inte bara kontrollera i efterhand.
4. Kvalitetsförbättring
   Det här handlar om att utveckla verksamheten – att analysera vad som kan bli bättre och genomföra förbättringsåtgärder. Det kan handla om allt från små justeringar i en rutin till större förändringar i processer eller ledningsstruktur.

Svar: Nej, ett företag kan arbeta enligt principerna i ISO 9001 utan att vara certifierat. Det viktigaste är att kvalitetsarbetet fungerar i praktiken – inte att man har ett diplom på väggen.

Kvalitetssäkring är en del av kvalitetsledningssystemet, det är det förebyggande arbetet som säkerställer att fel inte uppstår. KLS omfattar både planering, uppföljning, förbättring och styrning.

Ett bra kvalitetsledningssystem sparar tid, minskar kostnader, stärker kundförtroendet och gör det lättare att växa på ett strukturerat sätt.

Ja, det är en vanlig missuppfattning att KLS bara är för stora organisationer. Ett system kan – och bör – anpassas efter verksamhetens storlek och behov.