En ISO 45001-certifiering är ett bevis på att organisationen arbetar strukturerat och systematiskt med arbetsmiljö. Certifieringen visar att ert arbetsmiljöledningssystem uppfyller kraven i ISO 45001 och att arbetet granskas av en oberoende part.
Ecowise hjälper er genom hela certifieringsprocessen, från nulägesanalys och uppbyggnad av ledningssystem till internrevision och förberedelser inför certifieringsrevision. Själva certifikatet utfärdas däremot alltid av ett oberoende, ackrediterat certifieringsorgan.
Vad innebär en ISO 45001-certifiering?
Certifieringen är en oberoende granskning av att ert arbetsmiljöledningssystem uppfyller kraven i ISO 45001 och används i praktiken.
- Granskningen görs av en oberoende part
- Certifikatet utfärdas av ett ackrediterat certifieringsorgan
- Certifikatet är normalt giltigt i tre år
- Uppföljande revisioner genomförs under certifikatets giltighetstid
- Certifieringen blir ofta viktig i samband med upphandlingar, kundkrav och branschkrav
Certifieringsprocessen steg för steg
Vägen till ISO 45001-certifiering består normalt av åtta steg, från nulägesanalys till löpande uppföljning efter att certifikatet har utfärdats.
| 1. Nulägesanalys och gap-analys Arbetet börjar med att kartlägga hur ert arbetsmiljöarbete ser ut idag. Ecowise genomför en gap-analys mot kraven i ISO 45001 för att se vad som redan finns på plats och vad som behöver utvecklas. Resultatet blir en tydlig plan för vägen fram till certifiering. |
2. Bygg upp ledningssystemet När nuläget är tydligt hjälper Ecowise er att bygga upp de delar som saknas. Det kan handla om arbetsmiljöpolicy, riskbedömningar, arbetsmiljömål, handlingsplaner, rutiner, ansvarsfördelning och dokumentation. Med Spineweb kan systemet samlas digitalt, vilket gör det enklare att administrera och hålla uppdaterat. |
| 3. Implementera och förankra Ett arbetsmiljöledningssystem behöver användas i vardagen för att fungera vid en certifiering. Ecowise stöttar er i att förankra rutinerna i organisationen, utbilda berörda personer och tydliggöra roller och ansvar. Målet är att systemet inte bara ska finnas på papper, utan bli en naturlig del av det dagliga arbetsmiljöarbetet. |
4. Genomför internrevision Innan certifieringsrevisionen behöver organisationen genomföra en internrevision. Den visar om systemet uppfyller kraven i ISO 45001 och om rutinerna fungerar i praktiken. Om ni saknar intern kompetens kan Ecowise hjälpa till att genomföra revisionen och identifiera vad som behöver justeras innan den externa granskningen. |
| 5. Ledningens genomgång Ledningens genomgång är ett formellt krav i standarden. Här följer ledningen upp arbetsmiljöledningssystemets resultat, avvikelser, mål, risker och förbättringsbehov. Genomgången visar att ledningen är aktivt involverad och att arbetsmiljöarbetet styrs på rätt nivå i organisationen. |
6. Välj certifieringsorgan Organisationen väljer ett ackrediterat certifieringsorgan, exempelvis Kiwa, DNV, RISE, Intertek, Qvalify eller Bureau Veritas. Ecowise kan hjälpa er att jämföra alternativ och förstå vad som skiljer dem åt, men avtalet tecknas alltid direkt mellan er organisation och certifieringsorganet. Detta är viktigt eftersom konsulten och certifieringsorganet måste vara separata aktörer. |
| 7. Certifieringsrevision Certifieringsrevisionen genomförs normalt i två steg.I steg 1 granskas dokumentation, systemets omfattning och organisationens förberedelser.I steg 2 kontrollerar revisorn att arbetsmiljöledningssystemet används i praktiken, bland annat genom intervjuer, platsbesök och granskning av rutiner.Om systemet uppfyller kraven och eventuella avvikelser hanteras utfärdas certifikatet. |
8. Certifikat och uppföljning När certifikatet är utfärdat är det normalt giltigt i tre år. Under perioden genomför certifieringsorganet uppföljande revisioner, vanligtvis en gång per år. Efter tre år görs en omcertifieringsrevision. Ecowise kan fortsätta stötta er med uppföljning, internrevision, avvikelsehantering och utveckling av systemet. |
Hur lång tid tar det att bli certifierad?
Hela processen för en ISO 45001-certifiering tar 3–12 månader från start till certifikat. Tidsåtgången beror framför allt på hur mycket som redan finns på plats, hur väl arbetsmiljöarbetet är dokumenterat och hur komplex verksamheten är.
För många organisationer tar arbetet med att förbereda verksamheten för ISO 45001-certifiering ungefär 3–6 månader med konsultstöd (det arbete vi gör tillsammans med er). Den totala tiden fram till färdigt certifikat kan däremot vara längre, eftersom certifieringsprocessen består av flera steg och det ofta behöver gå tid mellan olika insatser så att rutiner och arbetssätt hinner implementeras och användas i praktiken.
Mindre organisationer med befintliga rutiner och ett väl fungerande arbetsmiljöarbete kan ofta komma framåt snabbare. I tidigare uppdrag har vi hjälpt mindre verksamheter att bli certifierade på omkring tre månader. Större företag med flera arbetsplatser, högre risknivå eller begränsade interna resurser behöver vanligtvis mer tid.
Om organisationen tidigare har arbetat enligt OHSAS 18001 eller redan har ISO 9001 eller ISO 14001 på plats kan processen ofta effektiviseras, eftersom delar av ledningssystemet redan finns etablerade.
Vi gör en bedömning av tidsåtgången redan i det inledande mötet och tar fram en plan som passar er organisation.
Vad kostar en ISO 45001-certifiering?
Kostnaden för ISO 45001-certifiering varierar beroende på organisationens storlek, nuläge, risknivå och hur mycket stöd ni behöver. Vanligtvis består kostnaden av två delar: konsultstöd och certifieringsorganets avgifter.
Konsultkostnaden avser arbetet med att bygga upp, införa och förbereda arbetsmiljöledningssystemet. Här påverkas priset av hur mycket som redan finns dokumenterat, hur omfattande verksamheten är och om ni vill ha stöd genom hela processen eller i vissa delar.
Certifieringsorganets avgifter omfattar själva certifieringsrevisionen, uppföljande revisioner och omcertifiering. Dessa kostnader varierar mellan olika certifieringsorgan. Ecowise hjälper er gärna att bedöma behovet och ta fram en kostnadsuppskattning innan arbetet påbörjas.
Vilket certifieringsorgan ska vi välja?
För att ett ISO 45001-certifikat ska vara giltigt behöver det utfärdas av ett ackrediterat certifieringsorgan. I Sverige finns flera aktörer, exempelvis AAA-certification, DNV, RISE, First Cert, Qvalify, Bureau Veritas och SBcert.
Valet kan påverkas av branschvana, pris, geografisk närvaro, tillgänglighet och om certifikatet behöver ha internationell igenkänning. Om ni redan är certifierade enligt ISO 9001 eller ISO 14001 kan det också vara fördelaktigt att använda samma certifieringsorgan för samordnad revision.
Ecowise hjälper er att förstå alternativen och förbereda dialogen med certifieringsorganet, men valet och avtalet görs alltid av er organisation.
Vad händer efter certifieringen?
Ett ISO 45001-certifikat är normalt giltigt i tre år. Under den perioden genomförs uppföljande revisioner för att säkerställa att arbetsmiljöledningssystemet fortfarande används och utvecklas. Efter tre år görs en omcertifieringsrevision.
Certifieringsrevisionen genomförs och certifikatet utfärdas när organisationen uppfyller kraven.
Certifieringsorganet följer upp att arbetsmiljöledningssystemet fortfarande används och fungerar.
Inför nästa certifieringsperiod genomförs en omcertifieringsrevision av hela systemet.
Det vanligaste problemet efter en certifiering är att systemet tappar fart och blir mer administrativt än praktiskt. Därför är det viktigt att fortsätta följa upp mål, riskbedömningar, avvikelser och förbättringar. Ecowise kan vara ett löpande stöd för att hålla systemet aktuellt och revisionsklart.
ISO 45001-certifiering som del av ett integrerat ledningssystem
ISO 45001 bygger på samma övergripande struktur som ISO 9001 och ISO 14001. Det gör det enklare att samordna arbetsmiljö, kvalitet och miljö i ett integrerat ledningssystem.
För organisationer som redan är certifierade enligt ISO 9001 eller ISO 14001 kan ISO 45001 därför vara ett naturligt nästa steg. Många delar, som internrevision, ledningens genomgång, mål, avvikelsehantering och förbättringsarbete, kan samordnas. Det minskar dubbelarbete och kan göra både införande och revision mer effektivt.
Med Spineweb kan flera standarder hanteras i samma digitala system, vilket gör det enklare att arbeta samlat med kvalitet, miljö och arbetsmiljö.
Varför välja Ecowise för er ISO 45001-certifiering?
Ecowise hjälper er att bygga ett arbetsmiljöledningssystem som fungerar i praktiken, inte bara vid revision. Vi kombinerar erfaren konsultkompetens med det digitala ledningssystemet Spineweb, vilket gör det enklare att samla rutiner, dokumentation, riskbedömningar, mål och uppföljning på ett ställe.
Vi arbetar tillsammans med er organisation genom hela processen och anpassar systemet efter era risker, resurser och arbetssätt. Målet är att skapa ett ledningssystem som blir användbart i vardagen och samtidigt uppfyller kraven i ISO 45001.
Har ni redan ISO 9001 eller ISO 14001 kan vi hjälpa er att integrera ISO 45001 i samma struktur. Vill ni veta vad som krävs för att komma vidare? Kontakta Ecowise för en kostnadsfri inledande rådgivning.
Vanliga frågor om ISO 45001-certifiering
Kan Ecowise utfärda ISO 45001-certifikatet?
Nej. Certifikatet utfärdas alltid av ett oberoende och ackrediterat certifieringsorgan. Ecowise hjälper er att bygga och förbereda arbetsmiljöledningssystemet inför certifieringsrevisionen.
Kan vi bli certifierade utan konsulthjälp?
Ja, det är möjligt om ni har rätt kompetens och tillräckligt med intern tid. Många organisationer väljer ändå att ta hjälp av en ISO 45001-konsult för att spara tid, minska osäkerhet och få ett system som fungerar bättre i praktiken.
Vi har redan ISO 9001 – hur svårt är det att lägga till ISO 45001?
Det är ofta enklare än att börja från grunden, eftersom standarderna bygger på samma övergripande struktur. Ecowise kan göra en gap-analys som visar vilka delar som behöver kompletteras för att uppfylla ISO 45001.
Vad händer om vi får en avvikelse vid certifieringsrevisionen?
Avvikelser är vanliga och innebär inte automatiskt att certifikatet uteblir. Mindre avvikelser får normalt en tidsram för åtgärd. Ecowise kan hjälpa er att analysera orsaken och ta fram rätt åtgärder.
Hur förnyar vi ett ISO 45001-certifikat?
Certifikatet följs upp genom återkommande revisioner och förnyas genom en omcertifieringsrevision vart tredje år. Ecowise kan hjälpa er att förbereda systemet inför både uppföljning och omcertifiering.