ISO 9001 i praktiken – mer än en standard
Kvalitetsledningssystem ger företag och organisationer ett verktyg för att arbeta strukturerat med att förbättra kundnöjdhet och interna rutiner, något som leder till konkurrensfördelar och långsiktigt goda affärsrelationer.
Ett certifierat kvalitetsledningssystem ser till att interna och externa krav från kunder och den egna organisationen hanteras på ett säkerställt sätt. I samband med uppbyggnaden av systemet och i det löpande kvalitetsarbetet identifieras resurs- och kostnadsbesparingar liksom hur verksamheten kan effektiviseras. Genom kvalitetsledningssystemet säkerställer ni för era kunder att era produkter och tjänster har tagits fram och producerats enligt fastställda
krav.
Därför väljer företag ISO 9001
Ett fungerande kvalitetsledningssystem bygger enligt oss på följande ledord:
- Stöd och vägledning för anställda i sina arbetsuppgifter
- Styrning och överblick för ledningen över verksamheten.
- Fullt anpassat till den verksamhet som företaget bedriver.
- Lättillgängligt och flexibelt uppbyggt med fokus på användaren.
- Effektiv dokumenthantering skapar ett lättadministrerat system.
- Företagets utveckling och tillväxt gynnas genom att ett effektivt arbetssätt har etablerats.
Varför använda ISO 9001?
ISO 9001 används till att arbeta mer strukturerat med kvalitet och skapa ett gemensamt arbetssätt i verksamheten. Standarden ger ett ramverk för hur processer styrs, följs upp och
förbättras över tid, med fokus på både kundkrav och verksamhetens mål. För många organisationer är ISO 9001 ett sätt att gå från personberoende arbetssätt till tydliga och hållbara processer som fungerar även när verksamheten växer eller förändras.
Tidigare kundcase
ISO 9001 i serviceverksamhet – gemensamma processer och kvalitet i en växande koncern
PIMA behövde skapa ett enhetligt och strukturerat arbetssätt för kvalitet enligt ISO 9001 efter ett koncernförvärv. Tillsammans med Ecowise samlades tidigare strukturer och ett koncerngemensamt ledningssystem byggdes upp i Spineweb – där kvalitetsarbetet blev en naturlig del av den dagliga verksamheten med tydliga processer, gemensamma arbetssätt och systematisk uppföljning.
Så här beskriver PIMA vårt arbete tillsammans
”Efter att ha sett hur väl arbetet med ledningssystemet i Spineweb fungerade i kombination med konsultstödet från Ecowise, kändes det naturligt att bygga vidare på denna lösning när vi behövde ett koncerngemensamt ledningssystem.
Konsulten från Ecowise var engagerad och visade stor förståelse för våra behov och förutsättningar, och tillsammans kunde vi ta fram ett välfungerande ledningssystem för hela koncernen.
Idag är Spineweb en naturlig del av vårt arbete och både ledning och personal finner stöttning i ledningssystemet och de olika modulerna.”
Samuel Jönsson
Operativ chef, PIMA
Läs hela PIMA:s kundcase
Vem passar ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001 för?
Företag, organisationer och myndigheter som vill bedriva ett aktivt kvalitetsarbete. Oavsett om ni är ett litet företag eller stort, vilken bransch ni bedriver er verksamhet inom eller har
nationell och/eller internationell verksamhet kan standarden ISO 9001:2015 användas.
Fördelarna med ISO 9001
Ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001 kan bidra till flera konkreta fördelar, bland annat:
- Tydligare processer och ansvar
- Förbättrad kvalitet på produkter och tjänster
- Ökad kundnöjdhet och förtroende
- Bättre beslutsunderlag för ledningen
- Ett mer systematiskt förbättringsarbete
Hur stor nyttan blir beror på hur väl systemet är anpassat till verksamheten och hur aktivt det
används i vardagen.
Vad ingår i ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001?
I ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001 beaktas alla aktiviteter i en organisation sompåverkar kvaliteten på en produkt (vara eller tjänst). Kvalitetsledningssystemet byggs upp
genom att ledningen fastställer policy och mål, som tillsammans med olika rutiner sammanställs i en kvalitetsledningsmanual.
Centrala delar i ett kvalitetsledningssystem
- Styrning av dokument
Dokumenten i ledningssystemet ska byggas upp utifrån ett antal krav, till exempel spårbarhet, distribution och giltighet. - Ledningens åtagande
Här fastställs och beskrivs hur ansvar, policy, mål, kommunikation och ledningens genomgång hanteras. - Hantering av resurser
För att ett ledningssystem ska fungera är det viktigt att relevanta resurser avsätts, såsom personal och infrastruktur. - Produktframtagning
Här fastställs alla krav som direkt berör framtagningen av en produkt eller tjänst, till exempel planering, validering av processer, spårbarhet och övervakning av mätutrustning. - Övervakning, mätning, analys och ständiga förbättringar
I detta steg behandlas kundtillfredsställelse, intern revision, övervakning och mätning av processer, avvikande produkter samt korrigerande och förebyggande åtgärder.
ISO 9001:2015 – den aktuella versionen av standarden
ISO 9001 är en globalt erkänd standard för kvalitetsledningssystem, som används som grund för kvalitetsarbete i företag och organisationer världen över.
ISO 9001-standarden revideras regelbundet för att anpassas till förändrade behov hos företag, kunder, medarbetare och myndigheter. ISO 9001:2015 är den senaste utgåvan och är utformad för att vara flexibel så att den kan tillämpas på företag i alla storlekar, oavsett om de tillhandahåller produkter eller tjänster.
Certifiering – när är nästa steg rätt?
Hur kan Ecowise hjälpa er med ISO 9001?
Ecowise planerar tillsammans med er som kund omfattning och tidsplan och anpassar konsultinsatserna så att de passar era önskemål. Arbetet utgår alltid från er verksamhet, era
processer och de krav som är relevanta för just er organisation. Som stöd i kvalitetsarbetet erbjuder vi även vårt digitala verktyg Spineweb, som gör det enklare att strukturera, dokumentera och följa upp kvalitetsledningssystemet i vardagen. Spineweb skapar överblick, tydlig ansvarsfördelning och en mer lättillgänglig hantering av dokument, processer och uppföljning – både för ledning och medarbetare.
Fördjupa er i ISO 9001
Vad är ISO 9001?
Så går en ISO 9001 certifiering till
Checklista för ISO 9001
Vilka krav måste man uppfylla enligt ISO 9001?
Vanliga frågor om ISO 9001
Vad är ett kvalitetsledningssystem?
Ett kvalitetsledningssystem, ofta förkortat KLS, är ett strukturerat sätt att arbeta med kvalitet i hela verksamheten. Det handlar om att ha tydliga processer, rutiner och uppföljning som gör att ni kan leverera rätt kvalitet inom organisationen.
Systemet fungerar som ett stöd för att planera, följa upp och förbättra det dagliga arbetet. Det blir enklare att hitta avvikelser, förstå vad som fungerar och sätta in rätt åtgärder i tid. Ett väl fungerande kvalitetsledningssystem bidrar också till att tydliggöra ansvar, stärka samarbetet internt och skapa ett gemensamt arbetssätt.
I praktiken innebär det att ni får bättre kontroll, nöjdare kunder och ett mer hållbart sätt att jobba – oavsett bransch eller storlek på organisation.
Varför behöver jag ett kvalitetsledningssystem?
I takt med att verksamheten växer, förändras eller får fler krav på sig, blir det allt viktigare att ha ett gemensamt sätt att arbeta på. Ett kvalitetsledningssystem hjälper er att få struktur i arbetet, följa upp det ni gör och förbättra där det behövs – utan att tappa fart i vardagen.
Med ett system på plats blir det enklare att se helheten, fördela ansvar och arbeta mer långsiktigt. Ni får bättre kontroll över rutiner och leveranser, samtidigt som ni minskar risken för misstag, dubbelarbete och missade krav. Det skapar trygghet – både internt och ut mot kund.
För många är det också ett sätt att visa att kvalitet är något man menar allvar med.
Vad innehåller ett kvalitetsledningssystem?
Ett kvalitetsledningssystem innehåller de delar som behövs för att arbeta systematiskt med kvalitet i hela verksamheten. Det kan handla om styrande dokument, rutiner, mål, processkartor, ansvarsfördelning och sätt att följa upp och förbättra arbetet över tid.
Grunden i systemet är att det ska vara anpassat efter hur ni faktiskt jobbar – inte tvärtom. Det ska hjälpa er att arbeta effektivt, tydligt och enhetligt. Därför innehåller det ofta sådant som:
- Kvalitetspolicy och mål
- Beskrivningar av nyckelprocesser
- Rutiner för avvikelser och förbättringar
- Uppföljning och mätning
- Roller och ansvarsfördelning
- Dokumentstyrning
Det viktiga är inte hur mycket dokument som finns, utan att det som ingår gör nytta – i praktiken. Ett bra kvalitetsledningssystem ger stöd i vardagen, inte mer jobb.
Vad är ISO 9001 och hur hänger det ihop med kvalitetsledningssystem?
ISO 9001 är en internationell standard för hur ett kvalitetsledningssystem ska vara uppbyggt. Den beskriver inte exakt hur ni ska jobba – men den ställer tydliga krav på vad ett system ska innehålla för att kvaliteten ska kunna säkras, följas upp och förbättras.
Om kvalitetsledningssystemet är ert verktyg för att skapa ordning och utveckling, så är ISO 9001 själva riktlinjen för hur verktyget ska vara utformat.
Att arbeta enligt ISO 9001 innebär att ni har tydliga processer, mäter det som är viktigt och arbetar med ständig förbättring. Många företag väljer också att certifiera sig enligt standarden – men oavsett certifiering är det ett beprövat ramverk för att få struktur på kvalitetsarbetet.
Vilka är de fyra typerna av kvalitetsledning?
Inom kvalitetsledning talar man ofta om fyra övergripande principer eller typer av aktiviteter som tillsammans skapar ett heltäckande kvalitetsarbete:
- Kvalitetsplanering
Här identifieras vilka kvalitetsmål som ska uppnås och hur man planerar för att nå dem. Det handlar om att fastställa rutiner, ansvar och metoder för att säkra kvalitet i hela verksamheten - Kvalitetsstyrning (Quality Control)
Den del av kvalitetsarbetet som fokuserar på att kontrollera att det man gör faktiskt uppfyller de krav och specifikationer som satts upp. Det kan till exempel handla om kontroller, tester eller avstämningar i produktion eller tjänsteleverans - Kvalitetssäkring (Quality Assurance)
Fokuserar på att förebygga fel innan de uppstår, genom att skapa effektiva processer och arbetssätt. Syftet är att bygga in kvalitet i verksamheten från början, inte bara kontrollera i efterhand. - Kvalitetsförbättring
Det här handlar om att utveckla verksamheten – att analysera vad som kan bli bättre och genomföra förbättringsåtgärder. Det kan handla om allt från små justeringar i en rutin till större förändringar i processer eller ledningsstruktur.
Måste man vara certifierad enligt ISO 9001 för att ha ett kvalitetsledningssystem?
Svar: Nej, ett företag kan arbeta enligt principerna i ISO 9001 utan att vara certifierat. Det viktigaste är att kvalitetsarbetet fungerar i praktiken – inte att man har ett diplom på väggen.
Vad är skillnaden på ett kvalitetsledningssystem och kvalitetssäkring?
Kvalitetssäkring är en del av kvalitetsledningssystemet, det är det förebyggande arbetet som säkerställer att fel inte uppstår. KLS omfattar både planering, uppföljning, förbättring och styrning.
Vad är affärsnyttan med ett kvalitetsledningssystem?
Ett bra kvalitetsledningssystem sparar tid, minskar kostnader, stärker kundförtroendet och gör det lättare att växa på ett strukturerat sätt.
Passar ett kvalitetsledningssystem även små företag?
Ja, det är en vanlig missuppfattning att KLS bara är för stora organisationer. Ett system kan – och bör – anpassas efter verksamhetens storlek och behov.