En laglista är en strukturerad sammanställning av de lagar, förordningar och föreskrifter som är relevanta för en verksamhet. Den fungerar som ett centralt verktyg för att få kontroll över vilka lagkrav som gäller och hur de ska hanteras i praktiken.
För många företag är laglistan grunden i arbetet med lagbevakning och lagefterlevnad, särskilt inom områden som miljö och arbetsmiljö.
Varför är en laglista viktig?
Alla företag omfattas av lagar, men det är inte alltid självklart vilka som faktiskt gäller. En laglista hjälper er att skapa struktur och säkerställa att inget viktigt missas.
En tydlig laglista gör det enklare att:
- Få överblick över relevanta lagkrav
- Fördela ansvar inom organisationen
- Arbeta systematiskt med regelefterlevnad
- Visa upp efterlevnad vid revision eller tillsyn
För verksamheter som arbetar enligt ISO 14001, ISO 45001, ISO 9001 och ISO 27001 är en uppdaterad laglista ofta en självklar del av ledningssystemet.
Vad innehåller en laglista?
En bra laglista är mer än bara en lista med lagar. Den ska vara anpassad till verksamheten och ge ett praktiskt stöd i det dagliga arbetet.
Vanligtvis innehåller en laglista:
- Vilka lagar och föreskrifter som gäller
- En beskrivning av vad kraven innebär
- Vilka delar av verksamheten som berörs
- Vem som ansvarar för respektive krav
- Hur kraven följs upp och kontrolleras
I mer strukturerade arbetssätt bryts lagkraven ner på kapitel- och paragrafnivå, vilket gör det enklare att förstå exakt vad som gäller och att arbeta med uppföljning.
Det gör att laglistan inte bara blir ett dokument, utan ett aktivt verktyg i organisationens arbete.
Hur tar man fram en laglista?
Att ta fram en laglista börjar med en laginventering. Det innebär att man går igenom verksamheten och identifierar vilka lagar som är relevanta utifrån exempelvis bransch, processer och risker.
Därefter behöver lagkraven tolkas och anpassas så att de blir begripliga och användbara i praktiken. Det är först då laglistan blir ett verkligt stöd i verksamheten.
Få hjälp med att skapa laglista
Hur hålls laglistan uppdaterad?
Lagar förändras löpande. Därför är det viktigt att laglistan inte är statisk, utan uppdateras kontinuerligt genom lagbevakning.
En viktig del i arbetet är att kunna skilja på förändringar som faktiskt påverkar verksamheten och sådana som inte gör det. Utan denna filtrering riskerar laglistan att bli svår att arbeta med i praktiken.
Utan en fungerande lagbevakning finns en risk att laglistan snabbt blir inaktuell, vilket i sin tur kan leda till bristande lagefterlevnad.
Laglista och lagefterlevnad hänger ihop
Laglistan är utgångspunkten för att kunna arbeta med lagefterlevnad. Det är först när ni vet vilka lagar som gäller som ni kan kontrollera om ni faktiskt följer dem.
En vanlig process ser ut så här:
- Laginventering identifierar lagarna
- Laglistan samlar och strukturerar kraven
- Lagbevakning håller listan uppdaterad
- Lagefterlevnad säkerställer att kraven uppfylls
Har ni redan laglistor? Så tar ni steget vidare
Många företag har redan en laglista i någon form, ofta i Excel, dokument eller som en del av ett befintligt ledningssystem. Det betyder att ni redan har gjort ett viktigt grundarbete.
När ni väljer att arbeta vidare tillsammans med Ecowise behöver ni inte börja om från början. Istället utgår vi från er befintliga laglista och hjälper er att ta nästa steg.
En smidig övergång utan att börja om
Vi går igenom er nuvarande laglista och säkerställer att den är komplett, aktuell och relevant för er verksamhet. Eventuella luckor eller oklarheter identifieras och kompletteras.
Därefter strukturerar vi upp lagkraven så att de blir enklare att arbeta med i praktiken, med tydlig koppling till ansvar, uppföljning och efterlevnad.
Digitalisering och automatisering
När laglistan är kvalitetssäkrad läggs den in i Spineweb. Det innebär att ni direkt får tillgång till en digital och uppdaterad laglista som är anpassad efter er verksamhet.
Ni behåller alltså det arbete ni redan har gjort, men får samtidigt:
- Automatiska uppdateringar vid lagändringar
- Tydlig struktur och bättre överblick
- Stöd i ansvarsfördelning och uppföljning
- Dokumentation som underlättar vid revision
Integrera befintlig lista i våra verktyg
Från statisk lista till ett levande arbetssätt
Den största skillnaden är att laglistan går från att vara ett dokument till att bli en aktiv del av verksamheten.
Med stöd från Ecowise och Spineweb får ni inte bara kontroll över vilka lagar som gäller, utan också ett arbetssätt som säkerställer att kraven följs över tid.
Digitala laglistor med Spineweb
Att arbeta med laglistor i Excel eller dokument blir snabbt både tidskrävande och svårt att hålla uppdaterat.
Med Spineweb kan ni själva bygga upp er laglista med stöd av en integrerad databas med lagstiftning inom miljö, arbetsmiljö och informationssäkerhet. Ni väljer de lagkrav som är relevanta för er verksamhet och får en strukturerad laglista som är direkt kopplad till uppföljning och efterlevnad. Laglistan hålls sedan uppdaterad automatiskt med hjälp av både expertgranskning och genom systemets lagbevakning.
Med Spineweb får ni en digital laglista som:
- Automatiskt uppdateras vid lagändringar
- Är anpassad efter er verksamhet
- Gör det enkelt att fördela ansvar
- Ger stöd i uppföljning och dokumentation
Det gör att ni inte bara har koll på vilka lagar som gäller, utan också kan visa att ni följer dem.
Vill ni få kontroll på er laglista?
Vi hjälper er att ta fram en verksamhetsanpassad laglista och säkerställa att den hålls uppdaterad över tid.
Kontakta oss så berättar vi mer om hur ni kan arbeta smartare med laglistor och regelefterlevnad.