Har ni svårt att veta vilken dokumentversion som gäller? Ligger rutiner, instruktioner och policys utspridda i pärmar, delade mappar eller mejltrådar? Då ökar risken för felaktiga dokument, bristande spårbarhet och problem vid revisioner.
Spineweb är ett webbaserat dokumenthanteringssystem som samlar hela verksamhetens dokumenthantering i ett strukturerat system. Med versionshantering, godkännandeflöden, läskvitton och stöd för ISO-standarder blir det enkelt att säkerställa att rätt dokument används av rätt personer vid rätt tidpunkt.
Vad är digital dokumenthantering?
Digital dokumenthantering innebär att företag hanterar, lagrar, distribuerar och följer upp dokument i ett digitalt system istället för i pärmar eller ostrukturerade filmappar.
Många organisationer använder idag delade mappar i exempelvis SharePoint, Teams, Dropbox eller Google Drive. Dessa lösningar kan fungera bra för att lagra och dela filer, men när dokument behöver styras genom hela sin livscykel ökar kraven på struktur. Det behöver exempelvis vara tydligt vilken version som gäller, vem som ansvarar för dokumentet, hur det har godkänts och vilka medarbetare som tagit del av det.
Ett dokumenthanteringssystem (även kallat DMS) är utvecklat specifikt för att säkerställa att dokument är:
- Aktuella
- Godkända
- Spårbara
- Tillgängliga för rätt personer
Utan ett dokumenthanteringssystem uppstår ofta problem som:
- Fel version skickas till kunder eller leverantörer
- Medarbetare använder gamla rutiner
- Ingen vet vem som godkänt dokumentet
- Revisorer hittar dokument utan spårbarhet
- Kvalitetsledningssystem blir svåra att underhålla
Så väljer du rätt dokumenthanteringssystem
Rätt dokumenthanteringssystem ska inte bara vara en plats där företagets dokument kan lagras. Det ska göra det enkelt att hitta rätt information, säkerställa att rätt version används och skapa kontroll över vem som får läsa, ändra och godkänna dokument.
Här är sex områden att jämföra innan ni väljer lösning:
| 1. Versionshantering och godkännanden Kontrollera hur systemet hanterar dokumentversioner, granskning och godkännande. Det ska vara enkelt att identifiera aktuell version, se tidigare ändringar och följa vem som har godkänt ett dokument. |
2. Behörigheter och spårbarhet Undersök vilka möjligheter som finns att styra vem som får läsa, redigera och godkänna dokument. Systemet bör även kunna visa vem som har gjort ändringar och när dessa genomfördes. |
| 3. Läskvitton och tillgänglighet För verksamheter med viktiga arbetsinstruktioner och rutiner är det värdefullt att kunna följa upp vilka medarbetare som tagit del av informationen. Mobil åtkomst och QR-koder kan också underlätta dokumenthanteringen ute i verksamheten. |
4. Stöd för ISO och ledningssystem Arbetar företaget enligt ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 45001 bör systemet kunna stödja dokumentstyrningen inom ledningssystemet. Det kan exempelvis handla om godkännanden, revisionshistorik och kopplingar mellan dokument och olika processer. |
| 5. Integrationer och framtida behov Välj ett dokumenthanteringssystem som kan utvecklas tillsammans med verksamheten. Kontrollera vilka integrationer och kompletterande funktioner som erbjuds, så att ni inte behöver byta lösning när behoven förändras. |
6. Support, införande och totalkostnad Jämför vad som faktiskt ingår i priset. Undersök kostnader för användare, moduler, införande, utbildning och support. Ett lågt startpris behöver inte innebära att lösningen blir billigast på längre sikt. |
Börja med problemet – inte med funktionerna
Det är lätt att jämföra dokumenthanteringssystem genom att räkna funktioner. Ett bättre första steg är att identifiera vilka problem ni faktiskt försöker lösa.
Om problemet är att medarbetare använder gamla rutiner behöver ni framför allt titta på versionsstyrning och distribution. Om det är svårt att veta vem som ansvarar för dokument behöver ägarskap och godkännandeflöden prioriteras. Om mycket tid går åt inför revisioner blir istället spårbarhet, historik och struktur särskilt viktiga.
På så sätt blir frågan inte ”vilket system har flest funktioner?”, utan ”vilket system ger oss bäst kontroll över de dokument och processer som är viktiga i vår verksamhet?”
Manuell dokumenthantering eller dokumenthanteringssystem?
När vi kommer i kontakt med företag som behöver bättre dokumenthantering ser förutsättningarna väldigt olika ut. Vissa verksamheter har redan ett dokumenterat arbetssätt, medan andra fortfarande till stor del bygger sin interna kommunikation och sina arbetsrutiner på muntlig information.
Hur ser dokumenthanteringen ofta ut i mindre företag?
Företag har olika grad av ett dokumenterat arbetssätt. Mindre företag med omkring 1–10 anställda har ofta i mindre utsträckning ett dokumenterat arbetssätt.
Muntliga arbetsinstruktioner och rutiner är ett vanligt sätt att kommunicera mellan medarbetare och arbetsledning. Enskilda personer gör vid behov egna minnesanteckningar, men det mynnar sällan ut i rutiner eller instruktioner som är kända av fler än den enskilde.
För kritiska arbetsmoment i produktionen eller vid utförande av tjänster finns det däremot oftare dokumentation på plats.
När ökar kraven på dokumentation?
När verksamheten växer ökar också kraven på hur vissa delar av verksamheten ska dokumenteras. För verksamheter med 10 eller fler arbetstagare finns det inom arbetsmiljöområdet krav på att viss dokumentation ska vara skriftlig, exempelvis arbetsmiljöpolicy och rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Bedriver företaget dessutom en verksamhet som är tillstånds- eller anmälningspliktig enligt miljölagstiftningen, exempelvis en A-, B- eller C-verksamhet, finns ytterligare krav kopplade till egenkontroll.
Det kan också finnas dokumentation inom miljö, arbetsmiljö, kvalitet, informationssäkerhet, livsmedelssäkerhet och hållbarhet som har tagits fram för att möta specifika lagkrav som företaget berörs av.
Företag som levererar tjänster eller produkter till större företag, offentlig verksamhet eller organisationer med en hög kravbild möter dessutom ofta krav på ett dokumenterat ledningssystem enligt exempelvis ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, FR2000 eller motsvarande system.
Att ledningssystemet dessutom är certifierat kan ge högre poäng vid anbudsutvärderingar. Ofta räcker det också att bifoga efterfrågade certifikat istället för att behöva bifoga utdrag ur det egna ledningssystemet, eftersom systemet redan har granskats av tredje part.
Vilka problem ser vi när dokumentationen brister?
När man inte har något dokumenterat arbetssätt i verksamheten, eller när det dokumenterade arbetssättet är bristfälligt, märks detta ofta genom att:
- Dokument finns i flera olika versioner och på olika platser, både digitalt och fysiskt
- Missförstånd uppstår mellan medarbetare kring både ansvarsfördelning och hur och när saker ska utföras
- Aktiviteter inte utförs när de är planerade
- Kundklagomål och reklamationer återkommer eftersom åtgärderna för att hantera problemen inte dokumenteras
- Medarbetare inte vet hur de ska agera när incidenter inträffar, vilket exempelvis kan leda till att kommunikationen med berörda missas
- Det saknas kontroll över vilka medarbetare som har tagit del av vilken information
Det sista blir särskilt viktigt när arbetssätt förändras. Utan dokumentation och uppföljning vet man inte om vissa medarbetare fortfarande arbetar efter äldre muntliga instruktioner samtidigt som andra följer de nya instruktionerna.
I Spineweb kan detta hanteras genom att de anställda lämnar läskvitto när de har tagit del av informationen.
Vad underskattar företag när det gäller dokumenterade arbetssätt?
Företag underskattar ofta nyttan med att ha ett dokumenterat arbetssätt.
Om en medarbetare slutar, eller om någon glömmer hur ett visst arbetsmoment ska utföras, kan det få konsekvenser för kvaliteten på de produkter eller tjänster som företaget erbjuder sina kunder.
Ett effektivt och användarvänligt ledningssystem skapar ordning och reda och lägger grunden för kostnadsbesparingar. Spineweb är utvecklat för att samla och strukturera den här informationen så att verksamheten blir mindre beroende av enskilda personers kunskap.
Vad blir enklare med strukturerad dokumenthantering?
När dokumenthanteringen väl har strukturerats blir det framför allt enklare att:
- Kommunicera uppdateringar av dokumenterad information
- Tydliggöra ansvarsfördelningen
- Säkerställa hur arbetsmoment ska utföras
- Hitta den information man letar efter
Vad kostar ett dokumenthanteringssystem?
Spineweb har ett startpris på 250 kr per månad. Den slutliga månadskostnaden baseras på antalet användarkonton och vilka moduler företaget väljer att använda.
Priset för ett dokumenthanteringssystem varierar beroende på antalet användare, vilka funktioner verksamheten behöver och hur systemet ska användas. En enklare lösning för fillagring har andra förutsättningar än ett system som även hanterar dokumentversioner, godkännanden, behörigheter och ISO-relaterad dokumentstyrning.
Vad ingår i Spinewebs pris?
Support, användarmanualer, drift och löpande uppdateringar ingår i abonnemanget. Supportfunktionen är dessutom integrerad direkt i Spineweb, vilket förenklar hanteringen av frågor kring systemets funktioner och användning.
Det modulbaserade upplägget innebär att företag kan börja med de funktioner de behöver och komplettera med fler moduler när behoven förändras.
Exempel på pris för Spineweb
Ett företag med 10 användare som väljer grundmodulen, ärendemodulen, kemikaliemodulen och underhållsmodulen betalar cirka 2 300 kr per månad.
För ett pris anpassat efter er verksamhet och era dokumenthanteringsbehov rekommenderar vi att ni kontaktar oss.
Hur står sig Spineweb jämfört med andra dokumenthanteringslösningar (SharePoint, Teams)?
Många av de företag som väljer Spineweb kommer från lösningar där dokumenten tidigare hanterats i SharePoint, Teams eller vanliga nätverksmappar. Problemet är sällan att dokumenten inte går att lagra. Problemet är ofta att verksamheten behöver större kontroll över dokumentstyrningen.
När en rutin uppdateras behöver verksamheten veta:
- Vem som gjorde ändringen
- Vem som godkände den
- När den började gälla
- Vilka medarbetare som tagit del av den
- Om utskrivna versioner fortfarande är aktuella
Den typen av dokumentstyrning är särskilt viktig i verksamheter som arbetar enligt ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 45001, där kraven på spårbarhet och dokumentkontroll är tydliga.
| Funktion | Vanliga mappar | SharePoint / Teams | Spineweb |
|---|---|---|---|
| Versionshantering | Ofta manuell | Inbyggd versionshistorik | Automatisk historik och dokumentstyrning |
| Godkännande av dokument | Manuella rutiner | Kan konfigureras | Integrerade godkännandeflöden |
| Läskvitton | Manuell uppföljning | Kan kräva kompletterande verktyg | Inbyggda läskvitton |
| Kontroll av utskrivna dokument | Manuell kontroll | Kräver särskilt upplägg | Giltighetskontroll med QR-kod |
| Stöd för ledningssystem | Kräver egen struktur | Kan byggas med anpassningar | Utvecklat med stöd för ISO-arbete och kompletterande moduler |
Jämförelsen beskriver typiska arbetssätt. Funktionalitet i SharePoint och Teams kan variera beroende på licenser, inställningar och kompletterande Microsoft 365-tjänster.
Enklare förklarat: SharePoint och Teams är bra verktyg för samarbete och fillagring. Spineweb är istället utvecklat för verksamheter som behöver mer kontroll över dokumentens hela livscykel – från skapande och godkännande till publicering, uppföljning och revision.
Vilken lösning passar er verksamhet?
Om behovet främst är att lagra och dela filer kan en befintlig lösning med SharePoint, Teams eller gemensamma mappar vara tillräcklig.
För företag som behöver dokumentera godkännanden, följa upp vilka medarbetare som läst rutiner och koppla dokumentationen till ett kvalitets-, miljö- eller arbetsmiljöledningssystem kan Spineweb vara ett mer ändamålsenligt alternativ.
När ni jämför kostnader bör ni därför även undersöka vad som ingår i respektive lösning, vilken konfiguration som krävs och om ni behöver kompletterande program eller moduler.
Därför väljer företag Spineweb
Spineweb är utvecklat för verksamheter som behöver mer än bara dokumentlagring. Systemet hjälper företag att säkerställa att dokument är korrekta, godkända och tillgängliga för rätt personer genom hela dokumentets livscykel.
Versionshantering som eliminerar osäkerhet
En av de vanligaste orsakerna till fel i verksamheter är att medarbetare arbetar utifrån gamla dokument. I Spineweb sparas alla ändringar automatiskt och varje dokument får en tydlig versionshistorik. Det går alltid att se vem som gjort en förändring, när den genomfördes och vilken version som är aktuell.
Resultatet blir att verksamheten slipper osäkerheten kring vilka dokument som gäller samtidigt som äldre versioner finns sparade för spårbarhet och uppföljning.
Strukturerade godkännandeflöden
När viktiga dokument uppdateras behöver rätt personer granska och godkänna innehållet innan det publiceras. Spineweb innehåller digitala godkännandeflöden där ansvariga personer automatiskt får information om vilka dokument som väntar på granskning.
Alla steg dokumenteras i systemet, vilket skapar full spårbarhet och gör det enkelt att visa upp godkännanden vid revisioner eller interna kontroller.
Tydlig och robust behörighetsstyrning
En viktig del i ett dokumenthanteringssystem är behörighetsstyrningen – vem som ska få läsa vad. I Spineweb kan detta ställas in i flera nivåer – både per enskilt dokument, per kategori, per enskild användare och per användargrupp.
Detta gör att det är enkelt att definiera exakt vilka som ska komma åt ett visst dokument, till exempel “Hela ledningsgruppen samt Sara P och Elias M”
Säkerställ att dokument faktiskt läses
Att publicera ett dokument är en sak. Att veta att medarbetarna tagit del av det är en annan.
Med läskvitton kan organisationen följa upp att viktiga dokument, rutiner och instruktioner har lästs och bekräftats av berörda personer. Detta är särskilt värdefullt vid förändringar av arbetsrutiner, säkerhetsinstruktioner och kvalitetsprocesser.
Dessutom kan notifieringar skickas ut för nya och ändrade dokument, både automatiskt baserat på vem som berörs av dokumentet, eller manuellt utifrån val som görs av den som genomför ändringen.
Kontrollera dokument med QR-kod
I många verksamheter används fortfarande utskrivna instruktioner, checklistor och rutiner. Utmaningen är att ingen vet om dokumentet på väggen fortfarande är aktuellt.
Spineweb löser detta genom QR-koder som kopplas till dokumenten. Genom att skanna koden kan användaren direkt kontrollera om dokumentet fortfarande är giltigt eller om en ny version har publicerats.
Det minskar risken för att utgångna instruktioner används i verksamheten och skapar en tryggare dokumenthantering även utanför kontoret.
Digitala formulär och checklistor
Utöver dokumenthantering erbjuder Spineweb även digitala formulär som kan användas för exempelvis skyddsronder, egenkontroller, internrevisioner, produktgenomgångar och checklistor.
Informationen registreras direkt i systemet, vilket förenklar uppföljning och minskar behovet av manuella pappersrutiner.
Dokumenthanteringssystem för ISO-certifierade företag
För företag som arbetar enligt ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 45001 är dokumentstyrning en central del av ledningssystemet. Det räcker inte att dokument finns sparade – organisationen måste kunna visa att de är uppdaterade, godkända och tillgängliga för rätt personer.
Spineweb är utvecklat för att stödja detta arbete genom att skapa full spårbarhet kring dokument, förändringar och godkännanden. Systemet hjälper verksamheter att säkerställa att dokumentationen uppfyller kraven i kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöstandarder samtidigt som administrationen minskar.
Genom korsreferenser mellan dokument och ISO-krav blir det enklare att identifiera vilka delar av ledningssystemet som stöder olika standardkrav. Detta underlättar både interna och externa revisioner och gör det enklare att hålla dokumentationen uppdaterad över tid.
När revisorn efterfrågar dokumentation finns historik, godkännanden och ansvarsfördelning samlade på ett och samma ställe. Istället för att lägga tid på att leta efter dokument kan organisationen fokusera på att utveckla verksamheten.
Få kontroll över företagets dokumenthantering
Oavsett om ni arbetar med kvalitet, miljö, arbetsmiljö eller verksamhetsutveckling är dokumenthantering en viktig del av företagets vardag. Med Spineweb får ni ett dokumenthanteringssystem som hjälper er att skapa ordning, minska administrationen och säkerställa att rätt dokument används i hela organisationen.
Vill ni veta mer om hur Spineweb Dokumenthanteringssystem kan stödja ert arbete med ledningssystem?
Kontakta oss för en demonstration och upptäck hur ni kan få full kontroll över era dokument, processer och ledningssystem.
Läs mer om hur ett effektivt dokumenthanteringssystem kan hjälpa ert företag, i vår Kunskapsbank: Effektiv dokumenthantering – Grunden för en organiserad verksamhet
Dokumenthantering är att hålla ordning på dokument, vilket kan vara allt från avtal och rutiner till interna rapporter. Det handlar kort och gott om hur det går till när dokument skapas, delas, läskvitteras, uppdateras och arkiveras. Oavsett om dokumenten är digitala eller fysiska. Om du till exempel samlar dina papper i pärmar är det också dokumenthantering. Syftet är att hålla ordning och reda, göra informationen lättillgänglig och säkerställa att inget går förlorat.
Utan en bra struktur för dokumenthantering kan det snabbt bli rörigt. Viktiga dokument kan spårlöst försvinna, arbetsflödet blir krångligare än det behöver vara och säkerheten riskerar att brista. Med en effektiv dokumenthantering blir det lätt att hålla ordning, spara, och hitta viktiga dokument. Allt är sökbart, uppdaterat och skyddat från obehöriga.
Ett dokumenthanteringssystem som förkortat kallas DMS är en digital programvara som används för att hantera dokument. Det hjälper företag att lagra, organisera, söka, dela och skydda sina elektroniska dokument på ett strukturerat och effektivt sätt.
Ju fler dokument ett företag hanterar, desto svårare blir det att hålla koll på allt manuellt. Ett dokumenthanteringssystem effektiviserar hela processen och ger ert företag bättre kontroll över dokumenten. Det går snabbare att hitta rätt dokument vilket sparar tid och minskar risken för fel. Arbetsflöden blir smidigare och resurser kan användas mer effektivt. Dessutom ökar säkerheten då känsliga filer skyddas från obehöriga och säkerhetskopieras automatiskt för att undvika förlust av viktig information. Ett dokumenthanteringssystem gör det också enklare att samarbeta. Med tydlig versionshantering och enkel delning kan flera personer arbeta med samma filer utan att informationen går förlorad.
Ett DMS erbjuder många fördelar både kortsiktigt och långsiktigt:
- Ökad produktivitet – Mindre tid går åt till att leta efter dokument, vilket frigör resurser för viktigare arbetsuppgifter.
- Minskade kostnader – Effektivare arbetsflöden och färre fel minskar onödiga utgifter och administration.
- Bättre säkerhet och regelefterlevnad – Företaget skyddas mot dataläckor och säkerställer att lagkrav, som GDPR, följs.
- Förbättrat samarbete – Smidig delning och versionshantering gör det lättare för team att arbeta tillsammans, även på distans.
- Högre skalbarhet – Ett välorganiserat dokumentflöde gör det enklare att växa och hantera fler dokument utan kaos.
- Ett hållbart företag – Minskad pappersanvändning och digital lagring bidrar till en mer miljövänlig verksamhet.