En effektiv dokumenthantering är en förutsättning för smidig implementering och drift av ledningssystem, och låter er fokusera på det viktiga – att uppnå ständiga förbättringar!
Dokumenthanteringen är grunden i Spineweb och innehåller alla de funktioner du kan förvänta dig av ett modernt, webbaserat dokumenthanteringssystem:
- Automatisk versionshantering/versionshistorik
- Inbyggt verktyg för att ta fram processkartor/flödesscheman
- Smidigt godkännandeförfarande
- Flexibla behörighetsnivåer uppdelat i användargrupper och enskilda behörigheter
- Läskvittofunktionalitet
- Inställningsbara epost-påminnelser för de flesta händelser i systemet
- Definiering och utdelning av ägare och eventuella delägare till varje dokument
Dessutom innehåller Spineweb Dokumenthantering ett antal smarta funktioner som gör att arbetet med implementering, drift och administration av ledningssystem blir enklare än någonsin:
- Automatisk länkning mellan dokument
- Automatisk korsreferenslista till ISO-standarderna – säkerställ att samtliga ISO-krav hanteras av ert ledningssystem.
- Kalender/årsschema med visning av händelser och återkommande uppgifter i ledningssystemet, med epost-påminnelser. Händelser anges i de olika statusarna: Obokad, Bokade & Klara – nu behöver ni aldrig mer missa när det är dags för att genomföra kundundersökningen eller vara ute i sista stund inför de interna revisionerna!
- Kopplingar mellan dokument kan göras för att förtydliga att de berör varandra och underlätta navigeringen för användare. T.ex. kan rutinen för Kundundersökning kopplas med Mål & mätetalet Kundnöjdhet. På så vis kan en användare som läser rutinen direkt få information om det uppsatta målet och dess nuvärde och målvärde.
- Styrning av utskrivna dokument med hjälp av QR-koder – scanna koden i ett utskivet dokument med din smartphone och få besked direkt om dokumentet är giltigt eller ej.
Digitala dokumentformulär
Med funktionen för att kunna skapa egna, smarta dokumentformulär kan ni digitalisera arbetsflöden där det krävs strukturerad dokumentation, till exempel olika typer av ronder, produktgenomgångar, checklistor och liknande. De ifyllda formulären blir till en sorterbar, filtrerbar databas så att ni kan få överblick, analysera och säkerställa rätt genomförande av viktiga arbetsmoment.