Att bli ISO 9001-certifierad innebär att ni inför ett strukturerat kvalitetsledningssystem som hjälper er att arbeta mer systematiskt, effektivt och kundfokuserat. I de flesta fall krävs inga stora förändringar av hur ni arbetar idag, fokus ligger istället på att tydliggöra, dokumentera och följa upp viktiga arbetssätt.
Processen sker stegvis och involverar tre tydliga parter: ert företag, en ISO-konsult samt ett oberoende certifieringsorgan.
Vilka är involverade i en ISO 9001-certifiering?
För att bli certifierad för ISO 9001 bygger det alltid på ett tydligt rollfördelat samarbete mellan tre parter, där varje part har en avgränsad roll i processen.
Företaget som ska certifieras
Er roll:
- Äger och ansvarar för kvalitetsledningssystemet och dess efterlevnad
- Säkerställer att rutiner följs i det dagliga arbetet
- Involverar ledning och medarbetare i förbättringsarbetet
- Säkerställer att interna revisioner och ledningens genomgång genomförs
Det är alltid företaget självt som ansvarar för att kraven i ISO 9001 uppfylls i praktiken.
Ecowise – ISO-konsult
Ecowises roll:
- Stödjer och vägleder er genom hela ISO 9001-processen
- Tolkar ISO 9001-kraven utifrån er verksamhet och bransch
- Hjälper till att bygga och anpassa ett praktiskt kvalitetsledningssystem
- Stöttar vid implementering, utbildning och förberedelse inför certifieringsrevision
Ecowise utfärdar inga certifikat. För att undvika jäv får ISO-konsulter inte samtidigt agera certifieringsorgan.
Certifieringsorgan – oberoende tredje part
Certifieringsorganets roll:
- Är ackrediterat och helt fristående
- Genomför certifieringsrevisionen (steg 1 och steg 2)
- Bedömer om ni uppfyller kraven i ISO 9001
- Utfärdar ISO 9001-certifikatet
- Genomför årliga uppföljningsrevisioner
Endast certifieringsorgan kan utfärda ett giltigt ISO-certifikat.
Vi hjälper er att välja rätt
Processen att bli ISO 9001-certifierad – steg för steg
1. Nulägesanalys / GAP-analys – vad kräver ISO 9001 för just er verksamhet?
Arbetet börjar med en genomgång av hur ni arbetar idag. Då analyseras era befintliga rutiner, processer och arbetssätt i relation till kraven i ISO 9001.
Syftet är att:
- identifiera vad ni redan uppfyller
- tydliggöra vilka delar som behöver kompletteras eller förbättras
- skapa en realistisk plan för certifieringen
Detta ger er en tydlig bild av omfattning, tidsåtgång och insats.
2. Ta fram ett kvalitetsledningssystem
Nästa steg är att ta fram den dokumentation som ISO 9001 kräver. Det handlar inte om att skapa ett tungt eller byråkratiskt system, utan om att dokumentera det som är viktigt för kvaliteten i er verksamhet.
Ett kvalitetsledningssystem innehåller bland annat:
- kvalitetspolicy och kvalitetsmål
- beskrivning av era viktigaste processer
- rutiner för avvikelsehantering och förbättringsarbete
- risk- och möjlighetsbedömningar
- rutiner för interna revisioner och ledningens genomgång
Dokumentationen ska spegla hur ni faktiskt arbetar, inte hur ett system “borde” se ut.
3. Implementering – så blir systemet en del av vardagen
När systemet är framtaget ska det införas i organisationen. Det innebär att:
- medarbetare informeras och utbildas
- roller och ansvar tydliggörs
- rutiner börjar användas i det dagliga arbetet
ISO 9001 ställer krav på att ledningssystemet är känt, förstått och tillämpat, inte bara dokumenterat.
4. Intern revision och ledningens genomgång
Innan certifiering kräver ISO 9001 att ni själva kontrollerar att systemet fungerar.
Detta görs genom:
- intern revision – en intern kontroll av att rutiner följs
- ledningens genomgång – där ledningen utvärderar systemets effektivitet, resultat och förbättringsbehov
Dessa moment visar att systemet är infört och används på ett strukturerat sätt.
5. Val av certifieringsorgan
För att bli certifierade krävs en oberoende granskning av ett ackrediterat certifieringsorgan, exempelvis AAA-certification, First Cert, Qvalify, DNV, RISE m.fl.
Certifieringsorganet:
- är en oberoende tredje part
- granskar att ni uppfyller samtliga krav i ISO 9001
- utfärdar själva ISO-certifikatet
En ISO-konsult kan hjälpa er att jämföra och välja certifieringsorgan, men avtalet tecknas alltid direkt mellan er och certifieringsorganet.
6. Certifieringsrevision – steg 1 och steg 2
Certifieringen genomförs i två steg:
Steg 1 – dokumentgranskning
Certifieringsorganet granskar ert kvalitetsledningssystem och bedömer om ni är redo för certifiering.
Steg 2 – huvudrevision
Här granskas hur systemet fungerar i praktiken. Revisionen sker genom intervjuer, stickprov och genomgång av arbetssätt, både med ledning och medarbetare.
Eventuella avvikelser ska åtgärdas innan certifikat kan utfärdas.
7. Certifikat och löpande uppföljning
När alla krav är uppfyllda utfärdar certifieringsorganet ert ISO 9001-certifikat. Certifikatet gäller i tre år.
Under giltighetstiden genomförs:
- årliga uppföljningsrevisioner
- kontinuerligt förbättringsarbete
Efter tre år sker omcertifiering.
Kom igång nu
Hur lång tid tar en ISO 9001-certifiering?
Tidsåtgången varierar beroende på företagets storlek, komplexitet och nuvarande arbetssätt.
I normalfallet tar processen 4-12 månader från start till certifiering.
Vad kostar det att bli ISO 9001-certifierad?
Det finns inget standardpris för en ISO 9001-certifiering, eftersom upplägget alltid behöver anpassas efter hur verksamheten ser ut idag och hur stort arbetet blir för att uppfylla kraven i standarden.
Priset påverkas bland annat av:
- hur stor organisationen är och hur många verksamhetsdelar som ingår
- hur era processer fungerar i praktiken (och hur tydligt de redan är dokumenterade)
- hur mycket ni behöver utveckla kring ansvar, rutiner, avvikelsehantering och uppföljning
- hur mycket som redan finns på plats i ert kvalitetsarbete
- vilket certifieringsorgan ni väljer och hur omfattande revisionen blir
Kostnaden består vanligtvis av två delar:
1. Konsultstöd (valfritt men ofta effektivt)
Här ingår exempelvis nulägesanalys, stöd vid uppbyggnad av kvalitetsledningssystem, implementering, utbildning och förberedelse inför certifieringsrevision.
2. Certifieringsorganets avgift
Det är certifieringsorganet som genomför revisionen och utfärdar ISO 9001-certifikatet. Den kostnaden påverkas främst av hur många revisionsdagar som krävs.
För att kunna ge en korrekt och relevant kostnadsbild behöver vi börja med att förstå ert nuläge och era förutsättningar.
Kontakta oss för en behovsanalys, där vi går igenom er verksamhet, era processer och era mål. Utifrån det kan vi ge ett tydligt förslag på hur en ISO 9001-certifiering kan genomföras och vad den skulle innebära i både tid och kostnad för just er.
Redo att ta nästa steg mot ISO 9001-certifiering?
Vi hjälper er hela vägen, från nulägesanalys till en trygg certifieringsrevision. Kontakta oss för ett första samtal så går vi igenom era förutsättningar och hur processen kan anpassas efter er verksamhet.