Med Spineweb Ärendehantering får ni full koll på de ärende som företaget behöver hantera och agera på inom en given tidsram!
Spineweb ärendehanteringssystem
Ecowise har, sedan 2006, utvecklat Spineweb – en molntjänst för webbaserade ledningssystem. Under åren har Spineweb vuxit till ett komplett digitalt ärendehanteringssystem för att driva det systematiska förbättringsarbetet. Med hjälp av Spineweb ärendehanteringssystem får ni full kontroll över ärendehanteringen.
I verktyget kan valfria typer av ärenden hanteras, såsom reklamationer, klagomål, avvikelser, olyckor, tillbud, förbättringsförslag och handlingsplaner. Kvalitetsstandardens krav på definition av ansvar, resurser, korrigerande och förebyggande åtgärder uppfylls på ett smidigt sätt utan att arbetsgången blir onödigt krånglig och byråkratisk. Med Spineweb Ärendehantering ser du helt enkelt till att saker blir gjorda av rätt person och inom rätt tid, samtidigt som du får överblick och spårbarhet över verksamhetens samtliga ärenden.
Smarta funktioner ser till att arbetet utförs effektivt
- Överskådlig visning av ärendets status,
- Sökbar, sorterbar och filtrerbar tabell för snabb åtkomst till rätt information,
- Fritt valbara fält för ifyllnad baserad på ärendetyp,
- Valbara fält kan visas upp som egna kolumner,
- Möjlighet att ladda upp olika typer av filer till ärendet,
- Automatiska mail vid t.ex. uppdateringar eller passerade åtgärdsdatum.
Rapportera ärenden på några sekunder
Med funktionen ”Snabbärende” kan du enkelt rapportera in ett ärende via mobilen eller surfplattan. Här kan du också bifoga en bild för att förstärka beskrivningen av ärendet, till exempel ett förbättringsförslag eller en avvikelse, vilket kan rapporteras in direkt när du identifierar ärendet.
Det är även möjligt att plocka fram statistik kring inrapporterade ärenden utifrån en viss tidsperiod och vem/vilka ärendet berör. Statistiken beskriver uppdelningen av olika ärendetyper och inrapporterad kostnad för urvalet.
Fördelar med ett digitalt ärendehanteringssystem för ledningssystem
- Effektivisering: Ett ärendehanteringssystem organiserar era ärenden till en central plats, vilket minskar tiden som läggs på att följa upp ärenden manuellt. Med hjälp av automatiserade processer kan man också se till att ärenden hanteras inom utsatta tidsramar.
- Bättre översikt och spårbarhet: Med en tydlig översikt av alla pågående och avslutade ärenden kan ni enkelt följa upp status och säkerställa att inget glöms bort. När hela ärendeprocessen är spårbar får man också bättre insikt i hur ärenden hanteras och var förbättringar kan göras.
- Standardisering av processer: Standardiserade rutiner och arbetsflöden minskar risken för fel och missförstånd, vilket gör hela processen mer effektiv.
- Värdefulla insikter: När ni samlar in och analyserar data från ärenden får ni värdefulla insikter vilket gör att ni kan fatta bättre beslut.
- Minskade kostnader: Genom att automatisera och effektivisera ärendehanteringen (Förslag: lägg in länk till text om ärendehantering) sparar ni tid och pengar eftersom mindre tid slösas bort på manuella processer.
Redo att starta upp ditt ärendehanteringssystem?
Vi hjälper dig, välkommen att kontakta oss idag eller läs mer om hur ärendehantering kan effektivisera ert företag.
FAQ
Ärendehantering handlar om att samla in, strukturera och följa upp olika typer av uppgifter eller processer som behöver genomföras i en organisation. Det kan röra sig om allt från felanmälningar, förfrågningar och arbetsordrar till interna uppgifter, dokumentation eller beslutsunderlag. Ett ärende är i grunden något som kräver åtgärd – något som behöver tas om hand, följas upp och avslutas.
I många verksamheter pågår det ett stort antal ärenden samtidigt, ofta inom olika områden och mellan olika personer. Utan en tydlig process för hur dessa hanteras kan det lätt uppstå dubbelarbete, missförstånd eller att saker helt enkelt glöms bort. Det är där en genomtänkt ärendehantering kommer in, som ett sätt att skapa struktur och effektivitet i det dagliga arbetet.
Syftet med ärendehantering är att se till att uppgifter hamnar rätt, blir genomförda i tid och kan följas upp vid behov. Det gör det lättare att prioritera rätt, arbeta mer proaktivt och frigöra tid från manuell administration. Resultatet blir inte bara smidigare arbetsflöden, utan också bättre överblick och tydligare ansvar.
Med ett fungerande system för ärendehantering blir det enklare att hålla ihop processerna, oavsett om det handlar om interna arbetsflöden, samverkan mellan avdelningar eller dokumentation för spårbarhet och kvalitetssäkring.
Ett ärendehanteringssystem är ett digitalt verktyg som hjälper organisationer att samla, organisera och följa upp ärenden på ett strukturerat sätt. Systemet fungerar som en gemensam plattform där alla inblandade kan se vad som ska göras, vem som ansvarar för vad och hur långt arbetet har kommit.
Istället för att hantera ärenden via mejl, lappar eller separata dokument skapas ett tydligt flöde där varje uppgift får en plats, en ansvarig och en status. Det ger bättre kontroll, tydligare uppföljning och minskar risken för att något glöms bort eller faller mellan stolarna.
I ett bra ärendehanteringssystem kan man till exempel skapa nya ärenden, tilldela uppgifter, lägga till kommentarer, ladda upp dokument och följa status i realtid. Det ger inte bara bättre överblick, utan gör det också lättare att samarbeta, både inom teamet och mellan olika avdelningar.
Kort sagt: ett ärendehanteringssystem ger ordning och struktur i det som annars kan bli ett rörigt och svåröverskådligt arbete.
När många uppgifter, förfrågningar eller interna ärenden ska hanteras samtidigt är det lätt att tappa överblicken. Vem gör vad? Vad är klart? Vad väntar på svar? Utan en gemensam struktur ökar risken för dubbelarbete, missförstånd och att viktiga saker helt enkelt glöms bort.
Ett ärendehanteringssystem gör det enklare att hålla ihop vardagen. Det ger er ett tydligt arbetsflöde där alla ärenden samlas på ett ställe, med ansvarsfördelning, uppföljning och dokumentation på plats. Det blir lättare att prioritera, planera och säkerställa att allt blir gjort i tid.
För många organisationer är ett system för ärendehantering inte bara en fråga om effektivitet, det är en förutsättning för att kunna arbeta strukturerat, följa rutiner och möta interna eller externa krav.
Med ett smart system på plats sparar ni tid, minskar stressen och får mer kontroll över arbetet.
Ett ärendehanteringssystem passar i princip alla typer av organisationer – från kommuner, myndigheter och företag till föreningar och ideella verksamheter. Oavsett bransch handlar det om att få kontroll på flöden av uppgifter, förfrågningar eller beslut som behöver hanteras av olika personer eller avdelningar. Systemet kan anpassas till såväl enkla som komplexa processer och skalas utifrån behov.
Ja, Spineweb är utvecklat med flexibilitet i åtanke och kan integreras med andra system, som till exempel e-post, intranät, dokumenthantering eller ekonomi- och CRM-system. På så sätt blir ärendehanteringen en naturlig del av era befintliga arbetsflöden och ni slipper dubbelarbete.
Det går snabbt att komma igång med Spineweb. Systemet kräver ingen omfattande implementation och kan anpassas efter era befintliga processer. Vi hjälper er med inställningar, användarstöd och eventuell utbildning så att ni får en smidig och effektiv start.
Spineweb är byggt med säkerhet som en grundpelare. All data hanteras enligt gällande dataskyddsförordningar (GDPR) och vi använder oss av moderna tekniska lösningar för kryptering, autentisering och behörighetsstyrning. Ni kan känna er trygga med att er information är skyddad.
Absolut. Spineweb erbjuder stor flexibilitet när det gäller att anpassa arbetsflöden, formulär, kategorier och roller. Ni kan spegla era interna rutiner direkt i systemet och enkelt justera vid förändringar i organisationen.
Spineweb är byggt för att göra det enklare för er. Ni får ett flexibelt och användarvänligt system som hjälper er att hantera ärenden på ett strukturerat och effektivt sätt utan att det kräver tunga implementationer eller långa utbildningsinsatser.
Systemet är lätt att anpassa efter era befintliga arbetssätt, vilket gör det smidigt att komma igång. Ni får en tydlig överblick, enkel uppföljning och stöd för hela ärendets livscykel från registrering till avslut. Inga onödiga steg, bara rätt funktioner där de behövs. Med Spineweb sparar ni tid, får bättre kontroll och skapar en tydligare ansvarsfördelning i organisationen. Det blir helt enkelt lättare att få saker gjorda på rätt sätt.
Med Spineweb lagbevakning får ni hjälp att uppfylla kraven kring lagar enligt standarderna för miljö (ISO 14001) och arbetsmiljö (AFS 2001:01/ISO 45001). Företag skall identifiera och ha tillgång till tillämpliga och uppdaterade lagkrav som berör verksamheten.
