Ecowise har sedan 2006 utvecklat Spineweb, en molntjänst för webbaserade ledningssystem. Under åren har Spineweb utvecklats till ett komplett verktyg för att ta fram och driva ledningssystem.

Spineweb kännetecknas av enkelhet och användarvänlighet, vilket ger en effektiv administration och drift av verksamhetssystem. I vår roll som verksamhetskonsulter har vi sett behov från kunder och revisorer som vi sedan synliggjort genom smarta funktioner och moduler i Spineweb.

Genom vårt partnerprogram ger vi konsulter en möjlighet att använda Spineweb som ett verktyg för att bygga upp, uppdatera och supporta era kunders ledningssystem. Därmed kan ni erbjuda era kunder en komplett lösning, där er kompetens kring uppbyggnad av ledningssystem kan levereras tillsammans med ett smidigt och anpassningsbart verktyg för driften av ledningssystemet.

Med Spineweb Utbildning får ni full koll på medarbetarnas kompetens, utbildningsbehov och vilka aktuella behörigheter de innehar.

Att identifiera kompetensbehov, genomföra kompetensutvärderingar och arkivera utbildningsbevis eller motsvarande är krav enligt ISO 9001, 14001 och 45001.

Verktyget hjälper er att planera, dokumentera och följa upp de utbildningar som är unika för just ert företag, så att medarbetarna alltid har den senaste kompetensen och giltiga intyg för sitt arbete.

Ett antal smarta funktioner hjälper er att sköta kompetenshanteringen på bästa sätt:

• Utbildningar planeras in, hanteras och följs upp i verktyget i ett enkelt gränssnitt.
• Utbildningar med passerat eller kommande datum indikeras med olika färger för att hjälpa ansvarig att agera.
• I varje medarbetares kompetenskort kan man få en överblick/logg över behörigheter, alla utbildningar som en medarbetare har inplanerat på sig, genomfört eller utvärderat.
• Intyg, diplom, skriftliga tillstånd för t.ex. truck mm. laddas upp till berört kompetenskort.

Annan personlig information såsom närmast anhörig, nyckelkvittenser med mera kan också registreras på kompetenskortet.

Hållbarhetsmodulen är framtagen för er som arbetar med hållbart ansvarstagande enligt ISO 26000:2021 – ”Organisationers samhällsansvar”. I modulen får ni hjälp att genomföra en due diligence-analys med syfte att identifiera er negativa påverkan ur ett socialt, miljömässigt och ekonomiskt perspektiv.  

Modulen är förberedd med alla 36 delområden, uppdelat på 7 huvudområden, som ska analyseras enligt standarden. Utöver dem finns möjlighet att lägga till och formulera egna delområden som passar just er verksamhet. I modulen får ni översikt över vilka delområden som är betydelsefulla att jobba med och vilken koppling de har till FN’s hållbarhetsmål.

I modulen finns även möjlighet att dokumentera Egendeklarationen och Ledningens uttalande som ska göras årligen om man är verifierad enligt ISO 26000:2021.

ISO 26000:2021 har vissa beröringspunkter med CSRD som är ett direktiv för hållbarhetsrapportering inom EU. ISO 26000:2021 kan vara en god utgångspunkt för ett hållbarhetsarbete, för att förbereda sig på ökade hållbarhetskrav kopplat till CSRD.

Ett antal smarta funktioner i Hållbarhetsmodulen hjälper er att komma igång med ert hållbarhetsarbete:

• Avgör vilka delområden som är relevanta för er verksamhet med hjälp av stödfrågorna.
• Bedöm delområdena utifrån vilken social, miljömässig och ekonomisk påverkan som kan uppkomma till följd av de olika aktiviteter och beslut som ni gör.
• Skapa en prioritetsordning utifrån vilka möjligheter ni har att skapa en mer positiv påverkan, och minska er negativa påverkan.
• Utnyttja möjligheten att skapa kopplingar till annat innehåll i Spineweb, som till exempel risker, miljöaspekter och leverantörer.

Med Spineweb Miljöaspekter kan ni enkelt rapportera in, bedöma, vikta och hantera de miljöaspekter som finns i verksamheten.

Att identifiera verksamhetens betydande miljöaspekter är ett krav enligt ISO 14001. Med Spineweb Miljöaspekter blir arbetet kring detta enkelt och tydligt för de anställda. Om ni har ett miljöaspektregister i dag och en modell för att vikta dessa så går modulen i Spineweb att anpassa för att passa ert nuvarande arbetssätt.

En tydlig bedömningsmodell ser till att arbetet med miljöaspekter utförs på effektivaste sätt och förtydligar vilka miljöaspekter som kräver fokus:

• Miljöaspekterna kan kategoriseras i olika miljöpåverkansområden.
• Betydelse avseende omfattning, allvarlighet och varaktighet adderas ihop.
• Drivkrafter för att arbeta med miljöaspekten kopplat till externa krav, påverkbarhet samt ekonomi adderas ihop.
• Samlad bedömning = Betydelse + Drivkraft.

Med Spineweb Leverantörer uppfyller ni kraven på bedömning och utvärdering av leverantörer i ISO 9001.

Till varje leverantör kan valfri information registreras (t.ex. kontaktperson, leverantörsnummer och dylikt) och en klassning av leverantören genomföras. Klassningen kan anpassas så att den görs mot vissa kvalitetskriterier eller även tar hänsyn till t.ex. miljö och pris.

Ett antal smarta funktioner ser till att arbetet utförs på effektivaste sätt:

• Enkel inrapportering vid bedömning.
• Historik över tidigare klassningar inklusive kommentarer/anteckningar visas upp per leverantör.
• Vid genomförande av klassningen kan om så önskas ett mail med information om klassningen skickas till leverantören.

Med Spineweb Kemikaliehantering får ni full koll på era kemikalier och den bästa förutsättningen för att uppfylla hårt ställda krav kring säkerhet och miljö kopplade till kemikaliehantering!

Med verktyget får ni hjälp att uppfylla Arbetsmiljölagstiftningens krav på kemikalieregister och säkerhetsdatablad (AFS 2023:10 samt REACH) samt Miljöbalkens krav på kemikalieregister för miljöfarlig verksamhet (SFS 1998:808). Dessutom kan kemikaliehanteringen effektiviseras genom bättre styrning av inköp.

Ett antal smarta funktioner ser till att arbetet utförs på effektivaste sätt:

• Snabb visning av kemikaliens viktigaste egenskaper
• Sökbar, sorterbar och filtrerbar tabell för snabb åtkomst till rätt information
• Automatisk påminnelse om ålder på säkerhetsdatablad
• Valbar information kan anges till respektive kemikalie, t.ex. lagringsplats, lagringsmängd, årlig förbrukning, leverantör med mera.
• Riskbedömning kan göras för varje kemikalie utifrån samma modell som i riskmodulen med hänsyn till hälsa, miljö och brand.
• Utskrift av etiketter och QR-kod för att ha full koll på enskilda kemikalieförpackningar

Det går även att köpa till uppdatering av säkerhetsdatablad för att automatiskt få tillgång till den senaste säkerhetsinformationen för varje kemikalie.

Med Spineweb Mål & mätetal får ni den bästa förutsättningen för att övervaka och följa upp era mål!

Med verktyget får ni hjälp att uppfylla kraven på att ta fram och definiera mätbara och tidsangivna mål enligt standarderna för kvalitet (ISO 9001), Miljö (ISO 14001) och arbetsmiljö (AFS 2001:01 och ISO 45001). Dessutom får ni ett tydligt och visuellt hjälpmedel för att styra organisationen mot gemensamma mål, och följa upp måluppfyllelsen.

Ett antal smarta funktioner ser till att målarbetet utförs på effektivaste sätt:

• Tydlig visning av varje enskilt måls överblick och uppfyllnad,
• Överskådlig visning av det enskilda målets utveckling genom diagram,
• Enkel inrapportering för smidigare måluppföljning,
• Sökbar, sorterbar och filtrerbar tabell för snabb åtkomst till rätt information,
• Information angående uträkningar, beräkningsunderlag kan skrivas in,
• Möjlighet att koppla mål till ärende för hantering.

Lagbevakningssystem – Spineweb lagbevakning

Nya lagar tillkommer, befintliga ändras och kraven på företag ökar. Att hålla koll på vad som faktiskt gäller för just er verksamhet kan snabbt bli både tidskrävande och osäkert.

Med Spineweb Lagbevakning får ni ett digitalt verktyg som effektiviserar och strukturerar hela arbetet med stöd av både ett kraftfullt system och kvalificerad expertgranskning. Från uppdaterad laglista till uppföljning av lagefterlevnad.

Spineweb filtrerar bort ändringar som inte påverkar er verksamhet. Ni får endast information om det som faktiskt är relevant, i tydligt och lättförståeligt språk.

Boka en demo av Spineweb

Vad är ett lagbevakningssystem?

Ett lagbevakningssystem hjälper er att identifiera, följa och hantera de lagar och krav som påverkar er verksamhet.

Det handlar inte bara om att få information om förändringar, utan om att förstå vad de innebär och säkerställa att ni faktiskt uppfyller kraven.

Med ett strukturerat system får ni:

• En uppdaterad och verksamhetsanpassad laglista
• Tydlig ansvarsfördelning
• Stöd i tolkning av lagkrav
• Spårbar dokumentation inför revision

Lagkraven bryts ner på kapitel- och paragrafnivå, vilket gör det enklare att förstå exakt vad som gäller och att genomföra lagefterlevnadskontroller.

Varifrån kommer lagkraven i vår lösning?

Spineweb bygger på en integrerad databas med lagstiftning inom miljö, arbetsmiljö och informationssäkerhet som är tillämplig på verksamheter i Sverige.

Spineweb inkluderar även utvalda EU-lagar med tydlig koppling till områden som miljö och informationssäkerhet, exempelvis REACH och CSRD.

Det innebär att ni inte behöver söka information från flera olika källor. Istället kan ni utgå från en kvalitetssäkrad databas där relevanta lagar redan finns samlade.

Ni skapar enkelt en företagsspecifik laglista genom att välja de lagkrav som berör er verksamhet.

Så fungerar Spineweb’s lagbevakningssystem

Spineweb är utvecklat för att förenkla hela processen kring laghantering, från laginventering till uppföljning av efterlevnad.

Genom Spineweb får ni:

• Automatisk lagbevakning
• Tolkning av lagkrav
• Ansvar och uppföljning
• Dokumenterad lagefterlevnad

Så fungerar lagbevakningen i praktiken

Lagbevakning är inte bara att hålla koll på lagar, det är en strukturerad process som säkerställer att ni både förstår och följer de krav som gäller för er verksamhet.

Processen kan delas upp i sex steg:

1. Upptäcka förändringar
   Nya och ändrade lagar identifieras genom kontinuerlig bevakning av relevanta källor, exempelvis myndigheter som Riksdagen och Naturvårdsverket.
2. Bedöma relevans
   Här avgörs vilka lagar och krav som faktiskt är relevanta för just er verksamhet.
3. Tolka påverkan
   De relevanta förändringarna analyseras för att förstå vad de innebär i praktiken.
4. Tilldela ansvar
   Varje lagkrav tilldelas en ansvarig person i organisationen.
5. Genomföra åtgärder
   Nödvändiga åtgärder genomförs, exempelvis uppdatering av rutiner eller utbildning.
6. Kontrollera efterlevnad
   Arbetet följs upp för att säkerställa att kraven uppfylls och kan dokumenteras.

Det som ofta saknas i traditionell lagbevakning är kopplingen till faktisk efterlevnad. Det är här Spineweb gör skillnad.

Funktioner som förenklar er laghantering

Spineweb innehåller ett antal smarta funktioner som gör arbetet både enklare och mer effektivt:

• Automatisk uppdatering av laglistan direkt mot myndighetskällor
  Laglistan kontrolleras och hålls uppdaterad med relevanta förändringar löpande, minst varannan månad, direkt mot myndighetskällor.
• Verksamhetsanpassad laglista med endast relevanta lagar
  Endast lagar som berör er verksamhet inkluderas.
• Tydliga beskrivningar av krav
  Ni får hjälp att förstå vad lagarna innebär i praktiken.
• Ansvarsfördelning i organisationen
  Tilldela lagkrav till rätt personer i organisationen
• Koppling till ledningssystem
  Varje lagkrav kan kopplas till exempelvis rutiner, mål, risker och andra delar av ert ledningssystem.
• Läskvitto och intern kommunikation
  Säkerställ att viktig information når rätt personer.
• Riskhantering kopplad till efterlevnad
  Identifiera risker kopplade till bristande efterlevnad.
• Rapporter och uppföljning via mail och månadsrapporter
  Mail vid förändringar och månatliga rapporter ger er full kontroll över status och förändringar.

Lagbevakning enligt ISO-standarder

För organisationer som arbetar enligt ISO 14001 (miljö) och ISO 45001 (arbetsmiljö) är lagbevakning en central del av ledningssystemet. Spineweb stödjer även krav enligt ISO 9001 (kvalité) och ISO 27001 (information), vilket gör det till ett komplett verktyg för organisationer med flera ledningssystem.

Spineweb hjälper er att:

• Identifiera relevanta lagkrav
• Hålla dem uppdaterade
• Dokumentera hur kraven uppfylls
• Visa efterlevnad vid revision

Det gör det enklare att arbeta systematiskt och uppfylla kraven i standarderna.

Från laginventering till lagefterlevnad

Spineweb är inte bara ett verktyg för lagbevakning. Det stödjer hela processen:

• Laginventering – identifiera vilka lagar ni omfattas av
• Lagbevakning – håll er uppdaterade
• Lagefterlevnad – säkerställ och dokumentera kraven

Det innebär att ni får ett helhetsgrepp om ert lagarbete i ett och samma system.

Minska risker och frigör tid

Genom att automatisera arbetet med lagbevakning minskar ni risken att missa viktiga lagändringar.

Samtidigt frigör ni tid från manuellt arbete, vilket gör att ni kan fokusera på det som skapar värde i verksamheten.

Kom i kontakt med oss

Fördjupa dig i ”varför lagbevakning är viktigt”.

Vanliga frågor om Spineweb lagbevakning

Med Spineweb Riskhantering får ni full koll på era risker och den bästa förutsättningen för att uppfylla hårt ställda krav kring säkerhet och miljö kopplade till riskhantering!

Med verktyget får ni hjälp att uppfylla kraven på riskbedömning av miljö- och arbetsmiljörisker som återfinns i Föreskriften om systematisk arbetsmiljöarbete (AFS 2001:01), Förordningen om verksamhetsutövarens egenkontroll (SFS 1998:901) och i Miljöstandarden ISO 14001.

Verktyget visar på ett överskådligt sätt upp inrapporterade och hanterade risker och möjliggör att riskerna lätt kan uppdateras vid ny riskbedömning.

Ett antal smarta funktioner ser till att arbetet utförs på effektivaste sätt:

• Överskådlig visning av riskens farlighet,
• Sökbar, sorterbar och filtrerbar tabell för snabb åtkomst till rätt information,
• Automatisk bedömning efter ifylld riskrapport,
• Valbar information kan anges till respektive risk, t.ex. berörd plats,
• Möjlighet att koppla risk till ärende för hantering.

Med Spineweb Underhåll håller ni koll på alla fordon, maskiner, mätdon, utrustning och dylikt som behöver återkommande underhåll i form av till exempel service, besiktningar och kontroller.

Underhållssystemet hjälper er att inte missa tidpunkter då underhåll behöver utföras i verksamheten. Detta görs genom att definiera olika objekt som behöver underhållas, och till dessa objekt ta fram uppgifter för det jobb som behöver genomföras.

Ett antal smarta funktioner hjälper er att sköta underhållet på bästa sätt:

• Uppgifter kan skapas både för återkommande underhåll med valfri frekvens, eller för enstaka tillfällen.
• Uppgifter med passerat eller kommande datum indikeras med olika färger för att hjälpa ansvarig att agera.
• För varje objekt kan man få en överblick/logg över allt underhåll som genomförts.
• Till varje uppgift kan man skriva en kommentar/anmärkning samt sätta en status t.ex. ”Klart”, ”Beställt”, ”Ej utfört”. Även eventuella kostnader och antalet timmar kopplat till uppgiften kan rapporteras.

Med Spineweb Ärendehantering får ni full koll på de ärende som företaget behöver hantera och agera på inom en given tidsram!

Ecowise har, sedan 2006, utvecklat Spineweb – en molntjänst för webbaserade ledningssystem. Under åren har Spineweb vuxit till ett komplett digitalt  ärendehanteringssystem för att driva det systematiska förbättringsarbetet. Med hjälp av Spineweb ärendehanteringssystem får ni full kontroll över ärendehanteringen.

I verktyget kan valfria typer av ärenden hanteras, såsom reklamationer, klagomål, avvikelser, olyckor, tillbud, förbättringsförslag och handlingsplaner. Kvalitetsstandardens krav på definition av ansvar, resurser, korrigerande och förebyggande åtgärder uppfylls på ett smidigt sätt utan att arbetsgången blir onödigt krånglig och byråkratisk. Med Spineweb Ärendehantering ser du helt enkelt till att saker blir gjorda av rätt person och inom rätt tid, samtidigt som du får överblick och spårbarhet över verksamhetens samtliga ärenden.

Smarta funktioner ser till att arbetet utförs effektivt

• Överskådlig visning av ärendets status,
• Sökbar, sorterbar och filtrerbar tabell för snabb åtkomst till rätt information,
• Fritt valbara fält för ifyllnad baserad på ärendetyp,
• Valbara fält kan visas upp som egna kolumner,
• Möjlighet att ladda upp olika typer av filer till ärendet,
• Automatiska mail vid t.ex. uppdateringar eller passerade åtgärdsdatum.

Rapportera ärenden på några sekunder

Med funktionen ”Snabbärende” kan du enkelt rapportera in ett ärende via mobilen eller surfplattan. Här kan du också bifoga en bild för att förstärka beskrivningen av ärendet, till exempel ett förbättringsförslag eller en avvikelse, vilket kan rapporteras in direkt när du identifierar ärendet.

Det är även möjligt att plocka fram statistik kring inrapporterade ärenden utifrån en viss tidsperiod och vem/vilka ärendet berör. Statistiken beskriver uppdelningen av olika ärendetyper och inrapporterad kostnad för urvalet.

Fördelar med ett digitalt ärendehanteringssystem för ledningssystem

• Effektivisering: Ett ärendehanteringssystem organiserar era ärenden till en central plats, vilket minskar tiden som läggs på att följa upp ärenden manuellt. Med hjälp av automatiserade processer kan man också se till att ärenden hanteras inom utsatta tidsramar.
• Bättre översikt och spårbarhet: Med en tydlig översikt av alla pågående och avslutade ärenden kan ni enkelt följa upp status och säkerställa att inget glöms bort. När hela ärendeprocessen är spårbar får man också bättre insikt i hur ärenden hanteras och var förbättringar kan göras.
• Standardisering av processer: Standardiserade rutiner och arbetsflöden minskar risken för fel och missförstånd, vilket gör hela processen mer effektiv.
• Värdefulla insikter: När ni samlar in och analyserar data från ärenden får ni värdefulla insikter vilket gör att ni kan fatta bättre beslut.
• Minskade kostnader: Genom att automatisera och effektivisera ärendehanteringen (Förslag: lägg in länk till text om ärendehantering) sparar ni tid och pengar eftersom mindre tid slösas bort på manuella processer.

Redo att starta upp ditt ärendehanteringssystem?

Vi hjälper dig, välkommen att kontakta oss idag eller läs mer om hur ärendehantering kan effektivisera ert företag.

En effektiv och användarvänlig digital plattform som förenklar arbetet med till exempel kvalitet, miljö och arbetsmiljö och låter ledningssystemet bli ryggraden i er verksamhet.

Vårt webbaserade verktyg är uppbyggt i ett flexibelt modulsystem där ni kan välja mellan ett antal olika moduler (se menyn till höger) som minskar administrationen och effektiviserar ert ledningsarbete för att uppnå fastställda mål. Företag i vitt skilda branscher och storlekar använder idag Spineweb för att hantera ledningssystem enligt bland annat ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 och ISO 27001. Spineweb erbjuder ett fritt valbart färg-tema för att exakt matcha er logotyp och grafiska profil.

Vi tillhandahåller en komplett IT-lösning för digitala ledningsysstem där drift, support och underhåll ingår till ett fast månadsarvode. Inga lokala installationer krävs och alla uppdateringar ingår!

Spineweb Ledningsystem innehåller ett flertal smarta funktioner som effektiviserar och underlättar både implementering, hantering och uppföljning. Några av nyckelfunktionerna:

• Integrerat ledningssystem – I ett och samma system kan rutiner, mål, lagar, kemikalier, avvikelser/ärenden, leverantörer och risker hanteras – allt i samma enkla, intuitiva och responsiva gränssnitt.
• Smart AI-assistent – Få hjälp med att skapa, redigera, hitta och analysera innehållet i ert ledningssystem av en inbyggd assistent med kunskap om ISO-standarderna som lär sig om ert företag och era rutiner.
• Automatisk versionshantering – All versionshistorik sparas automatiskt och det går enkelt att grafiskt spåra ändringar i dokument och även återskapa en tidigare version. Giltighet för utskrivna dokument kan snabbt kontrolleras genom att scanna en QR-kod i sidfoten med en smartphone.
• Tydlig ansvarsfördelning – Ägande och delägande kan delas ut för samtliga dokumenttyper i systemet.
• Spårbar spridning – Personal kan lämna läskvitto på läsa rutiner, och bekräftar därmed för sig själva och ansvariga att informationen mottagits.
• Spinewebs gränssnitt på flera språk – Språkvalet går också att kombinera med en maskinöversättning av både användarskapat innehåll och gränssnitt, till ett stort antal språk. Den enskilda användaren kan sedan fritt välja sitt eget språk i användarmenyn.
• Integration med Microsoft Word – redigera dokument och publicera processbilder direkt från Word.

• Epost-påminnelser – Vid uppdatering av dokument går det automatiskt ut epost till valda berörda parter. Påminnelser kan också ställas in för ej åtgärdade avvikelser, för återkommande händelser såsom interna revisioner, leverantörsbedömningar och liknande samt för ändringar i lagkrav.
• Inbyggd support och användarvägledning – Manualer som förklarar hur Spineweb och dess olika delar fungerar finns tillgängligt i systemet. Dessutom finns ett inbyggt supportverktyg, där användare kan ställa frågor och få svar direkt i systemet.