En effektiv dokumenthantering är en förutsättning för smidig implementering och drift av ledningssystem, och låter er fokusera på det viktiga – att uppnå ständiga förbättringar!
Dokumenthanteringen är grunden i Spineweb och innehåller alla de funktioner du kan förvänta dig av ett modernt, webbaserat dokumenthanteringssystem (DMS):
- Automatisk versionshantering/versionshistorik
- Inbyggt verktyg för att ta fram processkartor/flödesscheman
- Smidigt godkännandeförfarande
- Flexibla behörighetsnivåer uppdelat i användargrupper och enskilda behörigheter
- Läskvittofunktionalitet
- Inställningsbara epost-påminnelser för de flesta händelser i systemet
- Definiering och utdelning av ägare och eventuella delägare till varje dokument
Dessutom innehåller Spineweb Dokumenthanteringssystem ett antal smarta funktioner som gör att arbetet med implementering, drift och administration av ledningssystem blir enklare än någonsin:
- Automatisk länkning mellan dokument
- Automatisk korsreferenslista till ISO-standarderna – säkerställ att samtliga ISO-krav hanteras av ert ledningssystem.
- Kalender/årsschema med visning av händelser och återkommande uppgifter i ledningssystemet, med epost-påminnelser. Händelser anges i de olika statusarna: Obokad, Bokade & Klara – nu behöver ni aldrig mer missa när det är dags för att genomföra kundundersökningen eller vara ute i sista stund inför de interna revisionerna!
- Kopplingar mellan dokument kan göras för att förtydliga att de berör varandra och underlätta navigeringen för användare. T.ex. kan rutinen för Kundundersökning kopplas med Mål & mätetalet Kundnöjdhet. På så vis kan en användare som läser rutinen direkt få information om det uppsatta målet och dess nuvärde och målvärde.
- Styrning av utskrivna dokument med hjälp av QR-koder – scanna koden i ett utskivet dokument med din smartphone och få besked direkt om dokumentet är giltigt eller ej.
Digitala dokumentformulär
Med funktionen för att kunna skapa egna, smarta dokumentformulär kan ni digitalisera arbetsflöden där det krävs strukturerad dokumentation, till exempel olika typer av ronder, produktgenomgångar, checklistor och liknande. De ifyllda formulären blir till en sorterbar, filtrerbar databas så att ni kan få överblick, analysera och säkerställa rätt genomförande av viktiga arbetsmoment.
Läs mer om hur ett effektivt dokumenthanteringssystem kan hjälpa ert företag, i vår Kunskapsbank: Effektiv dokumenthantering – Grunden för en organiserad verksamhet
FAQ
Dokumenthantering är att hålla ordning på dokument, vilket kan vara allt från avtal och rutiner till interna rapporter. Det handlar kort och gott om hur det går till när dokument skapas, delas, läskvitteras, uppdateras och arkiveras. Oavsett om dokumenten är digitala eller fysiska. Om du till exempel samlar dina papper i pärmar är det också dokumenthantering. Syftet är att hålla ordning och reda, göra informationen lättillgänglig och säkerställa att inget går förlorat.
Utan en bra struktur för dokumenthantering kan det snabbt bli rörigt. Viktiga dokument kan spårlöst försvinna, arbetsflödet blir krångligare än det behöver vara och säkerheten riskerar att brista. Med en effektiv dokumenthantering blir det lätt att hålla ordning, spara, och hitta viktiga dokument. Allt är sökbart, uppdaterat och skyddat från obehöriga.
Ett dokumenthanteringssystem som förkortat kallas DMS är en digital programvara som används för att hantera dokument. Det hjälper företag att lagra, organisera, söka, dela och skydda sina elektroniska dokument på ett strukturerat och effektivt sätt.
Ju fler dokument ett företag hanterar, desto svårare blir det att hålla koll på allt manuellt. Ett dokumenthanteringssystem effektiviserar hela processen och ger ert företag bättre kontroll över dokumenten. Det går snabbare att hitta rätt dokument vilket sparar tid och minskar risken för fel. Arbetsflöden blir smidigare och resurser kan användas mer effektivt. Dessutom ökar säkerheten då känsliga filer skyddas från obehöriga och säkerhetskopieras automatiskt för att undvika förlust av viktig information. Ett dokumenthanteringssystem gör det också enklare att samarbeta. Med tydlig versionshantering och enkel delning kan flera personer arbeta med samma filer utan att informationen går förlorad.
Ett DMS erbjuder många fördelar både kortsiktigt och långsiktigt:
- Ökad produktivitet – Mindre tid går åt till att leta efter dokument, vilket frigör resurser för viktigare arbetsuppgifter.
- Minskade kostnader – Effektivare arbetsflöden och färre fel minskar onödiga utgifter och administration.
- Bättre säkerhet och regelefterlevnad – Företaget skyddas mot dataläckor och säkerställer att lagkrav, som GDPR, följs.
- Förbättrat samarbete – Smidig delning och versionshantering gör det lättare för team att arbeta tillsammans, även på distans.
- Högre skalbarhet – Ett välorganiserat dokumentflöde gör det enklare att växa och hantera fler dokument utan kaos.
- Ett hållbart företag – Minskad pappersanvändning och digital lagring bidrar till en mer miljövänlig verksamhet.
De interna revisionerna säkerställer ledningssystemets funktion och effektivitet och ser till att brister och förbättringsmöjligheter identifieras och åtgärdas. 
Integrerade ledningssystem ger er som företag ett gemensamt verktyg för att arbeta strukturerat inom flera olika förbättringsområden. Fördelarna med att samordna arbetet är bland annat att kostnader för certifiering och införande minimeras.
